Airtable, pomocník v štátnej a verejnej správe

Autor: Ing. Martin Hrnko, MBA, PMP

02.04.2024

Počuli ste už niekedy o šikovnom pomocníkovi Airtable? Zvládne každú administratívnu prekážku ľavou zadnou a dokonale prepája firemné prostredia svojimi takmer nekonečnými funkciami.

Airtable je online platforma a nástroj na správu databáz, ktorý kombinuje vlastnosti tabuľkového procesoru s možnosťami spolupráce a organizácie údajov. Je to flexibilný nástroj, ktorý umožňuje užívateľom vytvárať a spravovať vlastné databázy bez potreby programovania.

Airtable poskytuje užívateľom prostredie s priehľadnou tabuľkovou štruktúrou, podobnou ako v tabuľkových procesoroch, ako je napríklad Microsoft Excel alebo Google Sheets. Avšak, Airtable je oveľa viac ako iba tabuľkový procesor. Každá bunka v tabuľke môže obsahovať text, čísla, dátumy, prílohy, odkazy a dokonca aj vzťahy medzi inými tabuľkami. To umožňuje užívateľom vytvárať robustné databázy s množstvom informácií a vzájomnými prepojeniami.

Pomocník Airtable tiež ponúka rôzne funkcie a nástroje na filtrovanie, triedenie a vizualizáciu údajov. Užívatelia môžu pridávať poznámky, priradiť úlohy, sledovať časové údaje a pridávať rôzne typy pohľadov na údaje.

Airtable je zároveň schopný integrovať sa s rôznymi inými nástrojmi a službami pomocou API, čo umožňuje automatizovať procesy a synchronizovať údaje s inými aplikáciami.

Táto flexibilita a možnosť prispôsobenia robia z Airtable obľúbený nástroj pre mnoho ľudí a organizácií, ktoré potrebujú efektívne spravovať a organizovať svoje údaje. Používa sa pre rôzne účely, vrátane riadenia projektov, sledovanie inventára, správy zákazníckych vzťahov a ďalších podobných úloh.

Podnikatelia, štátna správa, domácnosti vo veľkej miere používajú nástroje Microsoft Excel, resp. Google Sheets na riešenie množstva bežných úloh, na ktoré nepostačuje papier, na druhej strane danú agendu nie je možné, resp. hlavne efektívne, riešiť v komerčnom nástroji typu SAP, Navision a podobne. Tu prichádza na rad no-code platforma, napríklad Airtable, prostredníctvom ktorej je možné vytvárať zdieľané aplikácie v mnohých oblastiach.

Zjednodušene môžeme povedať, že Airtable je možné využiť vo všetkých oblastiach, v ktorých v organizáciách klienti používajú programy MS Excel, Google Sheets a podobné.

V štátnej a verejnej správe je možné nástroj Airtable využiť pri riešení nasledovnej agendy :

• Riadenie projektov: Airtable umožňuje vytvárať a spravovať projekty a ich údaje v štruktúrovanej forme. Môže sa využiť na sledovanie úloh, pridelenie zodpovednosti, sledovanie postupu projektov a komunikáciu medzi členmi tímu.

• Správa kontaktov: Mnohé inštitúcie v štátnej správe majú veľké množstvo kontaktov, vrátane občanov, partnerov, zamestnancov a ďalších. Airtable môže slúžiť ako centrálne úložisko pre správu kontaktov, ktoré umožňuje pridávať a aktualizovať informácie, triediť ich podľa rôznych kritérií a sledovať komunikáciu s nimi.

• Správa udalostí a schôdzok: Pre organizáciu schôdzok, podujatí a udalostí môže Airtable poskytnúť prehľadný kalendárny pohľad. Môžu byť v ňom zaznamenané dátumy, miesta, zúčastnené osoby a ďalšie podrobnosti, čo uľahčuje plánovanie a koordináciu.

• Správa dokumentov: Airtable umožňuje pridávať prílohy a odkazy ku každému záznamu. V rámci štátnej správy môže slúžiť ako centrálne úložisko pre dokumenty, formuláre, súbory a odkazy na rôzne informačné zdroje.

• Správa dotazníkov a prieskumov: Airtable môže byť použitý na vytváranie a správu dotazníkov a prieskumov. Umožňuje vytvárať formuláre, zhromažďovať odpovede, vyhodnocovať údaje a generovať zosumarizované výsledky.

• Správa prípadov a žiadostí: V prípade, že štátna správa získava množstvo žiadostí, sťažností alebo iných prípadov, Airtable môže slúžiť ako nástroj na správu týchto záznamov. Umožňuje priradzovať prípady, sledovať ich stav, pridávať poznámky a spravovať komunikáciu s dotknutými osobami.

Pre organizácie nemusí byť jednoduché aplikačné prostredie typu Airtable vhodným a efektívnym spôsobom v organizácii zaviesť. S celým procesom však vedia pomôcť spoločnosti, ktoré sa špecializujú na zavádzanie softvérových riešení prostredníctvom no code platforiem. Spoločnosť, ktorá vám v tejto oblasti vie efektívne pomôcť je MH THREE TECHNOLOGIES, s.r.o. .